La respuesta corta
Un SGA (sistema de gestión de almacén, WMS en inglés) dirige el trabajo físico del almacén: recibir, colocar, preparar y expedir. El ERP lleva la cuenta del stock. Uno dice qué hay que hacer en el pasillo y el otro registra el resultado.
Lo que hace el ERP con el stock
Sage 200 sabe qué artículos tienes, cuántas unidades hay en cada almacén, a qué coste y qué se ha comprado y vendido. Es el registro oficial del stock, del que salen las facturas, la contabilidad y los informes. Lo que no hace es decirle al operario qué tiene que preparar ahora, en qué orden ni dónde está cada cosa. Eso, en muchos almacenes, sigue viviendo en papel y en la memoria de quien lleva años allí.
Lo que añade un SGA
Un SGA toma los pedidos que se graban en el ERP y los convierte en trabajo para el almacén:
- Tareas de preparación. Cada pedido llega al operario como una lista de lo que tiene que coger, en vez de una hoja impresa.
- Rutas. El orden de recogida va por estanterías, para que nadie cruce el almacén tres veces por el mismo pedido.
- Registro en el momento. Lo preparado descuenta el stock cuando se termina, no cuando alguien lo pasa a limpio.
- Control de lo que entra y de dónde se coloca, según el sistema.
El resultado es que el stock del ERP deja de ir por detrás de lo que pasa en el almacén.
Las señales de que ya lo necesitas
No todos los almacenes necesitan un SGA. Con pocas referencias, pocos pedidos al día y una persona que lo controla todo, el ERP y un buen orden bastan. Estas son las señales de que el almacén ya ha crecido más que su forma de trabajar:
- El stock de Sage 200 y el de las estanterías no coinciden, y cada recuento da sorpresas.
- Los errores de preparación se repiten: tallas cambiadas, cantidades mal contadas, envíos que vuelven.
- Solo una o dos personas saben dónde está cada cosa, y el almacén se resiente cuando faltan.
- Las comandas en papel se pierden o se leen mal entre la oficina y el muelle.
- Hay lotes, caducidades, tallas o colores, y localizar una partida concreta lleva demasiado tiempo.
Si te reconoces en dos o más, merece la pena verlo. En por qué no cuadra el stock tienes las causas una por una.
SGA aparte o dentro del ERP
Aquí está la decisión importante. Un SGA independiente tiene su propia base de datos y se sincroniza con el ERP cada cierto tiempo. Eso funciona, pero hay dos stocks que mantener de acuerdo, y cuando la sincronización falla vuelve el problema de partida.
La otra opción es un SGA que trabaja dentro del propio ERP, sobre sus mismos datos. Nuestro SGA es así: los pedidos se graban en Sage 200 como siempre y el SGA los convierte en tareas de preparación. Lo que prepara el operario se refleja en el stock de Sage 200 al terminar.
El siguiente paso
Si las señales de arriba te suenan, en la ficha del SGA tienes cómo funciona y un vídeo de menos de un minuto. Y si el problema es más de saber dónde está cada cosa que de preparar pedidos, mira el Control de Ubicaciones.
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