Por qué no cuadra el stock del almacén con el de Sage 200

El síntoma: dos stocks que no se parecen

El ordenador dice que quedan doce cajas y en la estantería hay nueve. O al revés: el sistema marca rotura y la mercancía estaba en una balda del fondo. Cuando pasa una vez es una anécdota. Cuando pasa cada semana, el almacén deja de fiarse del sistema y empieza a trabajar con su propia libreta, y desde ese momento hay dos stocks: el de Sage 200 y el de verdad.

Lo que se ve son las consecuencias. Pedidos que no se pueden servir aunque el sistema dice que hay existencias, compras de material que ya estaba en el almacén y un camión esperando en el muelle mientras alguien busca.

Las cinco causas más habituales

• Movimientos que se apuntan tardeLa comanda se escribe a mano, viaja del muelle a la oficina y alguien la pica en Sage 200 horas después. Mientras tanto, el sistema reserva o vende mercancía que ya ha salido.
• Movimientos que no se apuntanUn traspaso entre almacenes hecho de palabra, una devolución que se deja en un rincón, una caja que se rompe y se tira. Nada de eso pasa por el ERP si nadie lo registra.
• Errores de preparaciónSin una orden clara, el operario prepara de memoria: coge la talla de al lado, cuenta mal o confunde dos referencias parecidas. El pedido sale mal y el stock de las dos referencias queda descuadrado.
• Mercancía sin sitio fijoSi el sistema sabe cuánto hay pero no dónde, lo que no se encuentra acaba contando como si no existiera. Con lotes, caducidades, tallas o colores, el problema se multiplica.
• Recuentos de una vez al añoSi el inventario solo se cuenta al cierre, los descuadres se acumulan durante meses, y cuando aparecen ya no hay forma de saber de dónde vienen.

Cómo saber cuál es la tuya

Antes de cambiar nada, conviene mirar dónde se concentra el descuadre. Estas cinco preguntas lo acotan casi siempre:

• ¿Fallan siempre las mismas referencias, o es al azar? Si son siempre las mismas, mira cómo se preparan y dónde están colocadas.
• ¿El descuadre aparece después de preparar pedidos o después de recibir mercancía? Eso te dice si el problema está en la salida o en la entrada.
• ¿Cuánto tarda un movimiento en llegar a Sage 200 desde que ocurre? Si son horas, ya tienes una causa.
• ¿Hay mercancía que se mueve sin papel? Traspasos, devoluciones, roturas y muestras son los sospechosos habituales.
• ¿Cualquier operario sabe dónde está cada referencia, o depende de quién trabaje ese día?

La solución: registrar el movimiento donde ocurre

Las cinco causas tienen algo en común: el dato nace en el almacén y se registra en la oficina. Contar más a menudo ayuda a detectar el problema, pero no lo corrige. Lo que lo corrige es llevar el registro al pasillo:

• Que el operario reciba el pedido en su dispositivo, sabiendo qué preparar y dónde está, en vez de una hoja que se pierde o se lee mal.
• Que la ruta de preparación vaya ordenada por estanterías, para no buscar de memoria.
• Que cada preparación actualice el stock de Sage 200 al terminar, sin esperar a que alguien la pique.
• Que cada artículo tenga su ubicación, con su lote o su variante, y que cambiar mercancía de sitio se registre leyendo un código.

Cómo lo resolvimos en LogiFast

LogiFast tenía el stock en Sage 200, pero el almacén seguía trabajando en papel: comandas escritas a mano, movimientos que se apuntaban tarde y un stock que casi nunca coincidía con el real. Con nuestro SGA, los operarios preparan cada pedido en su dispositivo con la ruta guiada, y cada movimiento queda registrado en Sage 200 en el momento.

El siguiente paso

Si las preguntas de arriba apuntan a la preparación de pedidos, empieza por el SGA. Si apuntan a que la mercancía no tiene sitio fijo, por el Control de Ubicaciones. Los dos trabajan dentro de Sage 200 y se pueden sumar.

• SGA para Sage 200Convierte los pedidos que graba administración en tareas de preparación digitales, con rutas de picking guiadas estantería a estantería.Ver la ficha →Desde 49 € al mes
• Control de Ubicaciones para Sage 200Mapa físico e interactivo del almacén construido sobre el estándar de Sage 200, con control de lotes, caducidades, tallas y colores.Ver la ficha →Desde 10 € al mes

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