Cómo hacer un inventario de almacén, paso a paso y en Sage 200

Qué tipo de inventario te conviene

• Completo, todo el almacén a la vezEs el más riguroso, pero obliga a parar el almacén mientras dura. Encaja con pocas referencias. Si solo se hace uno al año, las diferencias se descubren cuando ya es tarde para saber de dónde vienen.
• Cíclico o rotativo, por gruposSe cuenta una parte de las referencias cada semana o cada mes, sin parar el resto del almacén. Pide un plan para que todo se cuente en un tiempo razonable.
• Los dos a la vezLo que más se mueve se cuenta a menudo, y todo el almacén una vez al año. Es lo que suelen recomendar las guías de logística.

Sage 200 ya lleva un inventario permanente: calcula el stock con las entradas menos las salidas. El recuento no lo sustituye, lo comprueba. Es lo que dice si el dato del sistema es verdad.

Lo que pide la ley

El Código de Comercio obliga a llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales y a transcribir en él el inventario de cierre de cada ejercicio (artículos 25 y 28). En el Plan General de Contabilidad, las existencias finales se registran al cierre por el importe de ese inventario. Los artículos intercambiables entre sí se valoran a precio medio ponderado o por FIFO.

La ley no dice con esas palabras que haya que contar el almacén una vez al año, aunque hay guías que lo afirman. Lo que pide es un inventario de cierre, y la única forma de saber que es cierto consiste en contarlo. Por eso las normas de auditoría parten de que la empresa cuenta sus existencias al menos una vez al año.

Antes de contar

Repasa esto unos días antes de la fecha del recuento:

• ¿Está fijada la fecha de corte, y lo saben proveedores y clientes? Lo mejor es un día sin actividad.
• ¿Están grabados todos los albaranes y movimientos anteriores al corte? Lo que entró ayer y no está en el sistema saldrá mañana como diferencia.
• ¿Está el almacén ordenado, con lo dañado, lo obsoleto y lo que es de otros (en depósito, por ejemplo) apartado y señalado?
• ¿Sabe cada equipo qué zona cuenta y con qué hoja o dispositivo?
• ¿Conoce quien cuenta el producto y la unidad en que se cuenta? Hay artículos que van por caja, por bolsa o por unidad suelta.

El recuento y las diferencias

Mientras se cuenta, no se mueve nada de lo que se está contando. Conviene trabajar por parejas, una persona que cuenta y otra que anota, con alguien que supervisa, y firmar cada hoja al terminar. Luego, antes de tocar el sistema:

• Vuelve a contar lo que no cuadra. Un segundo recuento de las diferencias evita corregir un error con otro.
• Busca el documento que falta. Muchas diferencias son una entrada o una salida sin grabar. Si aparece, se graba ese documento, no un ajuste.
• Mira si dos diferencias se compensan. Un artículo de más y otro parecido de menos pueden ser una salida grabada con el código equivocado.
• Regulariza el resto y apunta la causa. Si se repiten, el problema no está en el recuento sino en cómo se registran los movimientos. Las causas más habituales las tienes en por qué no cuadra el stock del almacén con el de Sage 200.

Cómo se hace en Sage 200

Las opciones están en el menú de almacén, en el apartado de inventarios. Sage propone este circuito:

• Crear el inventario. Con un código, la fecha del inventario, los almacenes que se cuentan y, si quieres, límites de artículos o familias. Sage hace una foto del stock de ese momento y te deja elegir cómo valorarlo, por ejemplo a precio medio o al de la última entrada.
• Sacar el informe de inventario. Se pide desde la propia entrada de inventario y es la hoja para cotejar con lo que hay en las estanterías, por almacén.
• Anotar lo contado. En la entrada de inventario, las unidades reales van en «Unidades inventario». Si hace falta, también se corrige el precio, que pasa a ser el precio medio del artículo.
• Generar los movimientos. Sage crea las entradas y salidas necesarias para que el stock sea el contado, con la fecha que elijas. Quedan en la entrada de movimientos con origen «Inventario».
• Regularizar las existencias en contabilidad. Si la variación de existencias la llevas desde el inventario, su opción de regularización genera el asiento.

Lo que conviene saber de Sage 200

• No para los movimientos mientras cuentasLa ayuda de Sage 200 no describe ningún bloqueo. Si algo de lo que cuentas entra o sale entre que creas el inventario y generas los movimientos, el resultado sale mal. Créalo con una fecha sin actividad y no grabes albaranes de esos artículos hasta regularizar.
• No cuenta ubicación a ubicaciónEl inventario se organiza por almacén. Qué trae el estándar con las ubicaciones, y qué no, lo tienes en cómo trabajar con ubicaciones en Sage 200.
• Con muchos artículos, mejor por partesSe puede crear el inventario por almacenes o limitarlo por familias, y es más fácil revisar las diferencias de un bloque cada vez.
• Si contaste un día y lo registras otroSage documenta cómo crear el inventario a la fecha real del recuento, recalculando el stock hasta ese día. Es un proceso delicado: mejor no improvisarlo.

Cada cuánto contar

Sage 200 trae un análisis ABC en los informes de almacén, que reparte los artículos por importe o por unidades y puede grabar la clase en la ficha de cada uno. Con esa clasificación, un ejemplo publicado cuenta los A cada mes, los B cada seis meses y los C una vez al año. No hay una norma única: ajústalo a lo que te digan los recuentos.

Para saber si vas a mejor, mide la exactitud: de los artículos contados, cuántos cuadran con el sistema en el primer recuento, antes de corregir nada. Si cuentas 200 y cuadran 188, la exactitud es del 94 %. Si sube de un recuento al siguiente, los movimientos se están registrando mejor.

El siguiente paso

Un recuento dice si el stock cuadra hoy. Para que siga cuadrando, cada movimiento tiene que quedar registrado en el momento en que ocurre. Con el SGA, el stock de Sage 200 se actualiza en el momento de preparar el pedido. Con el Control de Ubicaciones, la consulta de stock de Sage enseña en qué ubicación está cada artículo, y los traspasos se registran leyendo un código.

• SGA para Sage 200Convierte los pedidos que graba administración en tareas de preparación digitales, con rutas de picking guiadas estantería a estantería.Ver la ficha →Desde 49 € al mes
• Control de Ubicaciones para Sage 200Mapa físico e interactivo del almacén construido sobre el estándar de Sage 200, con control de lotes, caducidades, tallas y colores.Ver la ficha →Desde 10 € al mes

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