Cómo saber si una obra gana o pierde dinero antes de que termine

La respuesta corta

Hay que comparar, capítulo a capítulo, lo presupuestado con lo gastado mientras la obra sigue en marcha. Para eso los gastos tienen que llegar al sistema en el día: las horas, el material, las facturas de proveedor y las subcontratas. Si llegan a final de mes, la desviación se descubre cuando ya no tiene arreglo.

Por qué el margen se descubre al final

Casi nunca es que falten datos. Es que cada uno llega por su camino y a su ritmo, y cuando por fin están todos juntos la obra ya ha terminado:

Las horas llegan el viernesLos operarios apuntan en libretas que se mojan, se pierden o se quedan en la furgoneta hasta final de semana. Alguien las pica después en la oficina, con días de retraso.
El material se conoce con la facturaEl jefe de obra no sabe cuánto material se ha gastado de verdad hasta que llega la factura del proveedor, a final de mes.
Cada papel está en un sitioLas facturas de compra por un lado, los albaranes por otro y los partes en carpetas. Al final alguien lo junta en una hoja de cálculo, y un error al copiar una celda basta para que el margen real desaparezca.

Qué hay que comparar

Saber si una obra gana dinero es comparar dos columnas, partida por partida: lo que se presupuestó y lo que se lleva gastado. En el lado del gasto entran cuatro cosas:

Mano de obra: las horas de cada operario, en la tarea en la que las ha trabajado.
Materiales: lo que sale del almacén o se compra para esa obra.
Máquinas: el tiempo de uso de cada equipo.
Subcontratas: lo que facturan los demás oficios que trabajan en la obra.

Y en el lado del ingreso, lo certificado frente a lo presupuestado. Si las dos columnas van por capítulos, como se habla en obra, se ve enseguida cuál es el que se está comiendo el margen.

Cómo verlo mientras la obra sigue

Imputar en el día, desde la obra. Las horas y el material los anota quien los gasta, en el momento, no la oficina una semana después.
Ordenar por capítulos y tareas. Si la obra es una casa, el capítulo es «cimientos» y la tarea, «excavación del terreno». Con esa estructura, cada gasto cae en su sitio.
Imputar compras y subcontratas al registrarlas. Cada factura de proveedor, cada albarán y cada subcontrata, a su obra y a su capítulo, desde el primer momento.
Mirar las desviaciones por capítulo con la obra en marcha. No el total, que puede esconder un capítulo disparado detrás de otro que va bien.

Cinco preguntas para tus obras

Si alguna te cuesta contestarla hoy, ahí está el retraso:

¿Cuántas horas lleva hoy la obra que más te preocupa?
¿Cuánto material se ha consumido en ella, sin esperar a la factura del proveedor?
¿Tus presupuestos están por capítulos, o son una cifra total?
¿Con cuántos días de retraso llega un parte de la obra a la oficina?
¿Cuándo supiste por última vez que una obra se había desviado: durante o después?

Si el retraso está en los partes de los técnicos, en el parte de trabajo digital tienes qué debe llevar uno y cómo se rellena en el móvil.

El siguiente paso

Con nuestra Imputación de Proyectos, el operario dicta las horas y el material al móvil como si mandara un audio, el asistente los imputa a su obra, su capítulo y su tarea, y el jefe de obra los valida antes de que pasen a Sage 200. Con Costes y Proyectos, cada obra tiene un panel que cruza presupuestos, compras, subcontratas y partes, y avisa del capítulo que se desvía mientras la obra sigue en marcha.

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